quinta-feira, 5 de Janeiro de 2012

UFCD4 - ARQUIVO - ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

Como reflexão final deste módulo UFCD4, irei falar sobre as várias formas de arquivar existentes. As noções que tinha sobre este módulo eram já algumas, mas contudo relembrei e também fui apreender algo. Posso dizer, que é uma matéria um bocado maçuda, mas com tudo, tem que ser dada, e com as aulas práticas tornou-se muito interessante, pois com as fichas de trabalho, as aulas tornaram-se mais atractivas. A nossa Formadora teve o cuidado de tornar as aulas o mais interessantes possíveis, trazendo PowerPoint sobre a matéria em questão, para nos mostrarmos mais interessados e participativos.
O significado de Arquivo para mim, é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, suporte material, sejam recebidos ou executados por nós ou por qualquer outra pessoa. É também um local destinado para guardar e conservar documentos, depois de devidamente classificados e ordenados. A função principal do Arquivo é a ordenação dos documentos, para numa fase posterior facilitar a procura de qualquer documento.
Dentro do Arquivo, ainda temos o seu Ciclo Vital, que está dividido em três fases:
 Activo;
 Semi-activo;
 Inactivo.
São distinguidos pelo papel diferente que desempenham, o activo é muito usado ou consultado, semi-activo tem menos consulta e o inactivo é o que damos por nome de arquivo morto ou sem uso. Convém referir também, que os arquivos também podem ser, centralizados (comum a todos os departamentos, numa sala própria só para arquivo) ou descentralizados (existe um arquivo por departamento ou sector).
Um Arquivo, quanto à sua classificação pode ser, alfanumérico, numérico, cronológico, geográfico, ideológico e decimal. Para se ter um bom plano de classificação deveremos ter ou possuir algumas características, para isso, as necessidades do serviço devem ser satisfeitas, a sua construção deve estar de acordo com as atribuições dos organismos, deve-se ter em conta a evolução do serviço, deve-se deixar espaço livre para possíveis introduções ou correcções, que têm que ser revistas periodicamente para possíveis correcções.
Em relação às dificuldades durante este percurso da unidade, foram muito poucas, mas contudo nunca mostrei desinteresse pelas aulas tentando sempre participar e quando surgiu alguma dúvida, tentei sempre esclarecer junto da Formadora.
Se para o meu futuro irá ser útil? Acho que vai sim, pois ensina-nos como proceder à organização de um arquivo de uma empresa, o que vai fazer parte do nosso dia-a-dia, caso vá exercer a função de uma Técnica Administrativa.
Para terminar a minha reflexão e para ser sincera comigo mesma, como sou no meu dia-a-dia, podia dizer que gostei muito, mas não, é interessante para quem nunca ouviu falar de Arquivo, mas para quem já tem bases é maçador, mas contudo veio enriquecer o meu currículo.

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