quinta-feira, 5 de janeiro de 2012

UFCD4 - ARQUIVO - ORGANIZAÇÃO E MANUTENÇÃO

Como reflexão final deste módulo UFCD4, irei falar sobre as várias formas de arquivar existentes. As noções que tinha sobre este módulo eram já algumas, mas contudo relembrei e também fui apreender algo. Posso dizer, que é uma matéria um bocado maçuda, mas com tudo, tem que ser dada, e com as aulas práticas tornou-se muito interessante, pois com as fichas de trabalho, as aulas tornaram-se mais atractivas. A nossa Formadora teve o cuidado de tornar as aulas o mais interessantes possíveis, trazendo PowerPoint sobre a matéria em questão, para nos mostrarmos mais interessados e participativos.
O significado de Arquivo para mim, é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, forma, suporte material, sejam recebidos ou executados por nós ou por qualquer outra pessoa. É também um local destinado para guardar e conservar documentos, depois de devidamente classificados e ordenados. A função principal do Arquivo é a ordenação dos documentos, para numa fase posterior facilitar a procura de qualquer documento.
Dentro do Arquivo, ainda temos o seu Ciclo Vital, que está dividido em três fases:
 Activo;
 Semi-activo;
 Inactivo.
São distinguidos pelo papel diferente que desempenham, o activo é muito usado ou consultado, semi-activo tem menos consulta e o inactivo é o que damos por nome de arquivo morto ou sem uso. Convém referir também, que os arquivos também podem ser, centralizados (comum a todos os departamentos, numa sala própria só para arquivo) ou descentralizados (existe um arquivo por departamento ou sector).
Um Arquivo, quanto à sua classificação pode ser, alfanumérico, numérico, cronológico, geográfico, ideológico e decimal. Para se ter um bom plano de classificação deveremos ter ou possuir algumas características, para isso, as necessidades do serviço devem ser satisfeitas, a sua construção deve estar de acordo com as atribuições dos organismos, deve-se ter em conta a evolução do serviço, deve-se deixar espaço livre para possíveis introduções ou correcções, que têm que ser revistas periodicamente para possíveis correcções.
Em relação às dificuldades durante este percurso da unidade, foram muito poucas, mas contudo nunca mostrei desinteresse pelas aulas tentando sempre participar e quando surgiu alguma dúvida, tentei sempre esclarecer junto da Formadora.
Se para o meu futuro irá ser útil? Acho que vai sim, pois ensina-nos como proceder à organização de um arquivo de uma empresa, o que vai fazer parte do nosso dia-a-dia, caso vá exercer a função de uma Técnica Administrativa.
Para terminar a minha reflexão e para ser sincera comigo mesma, como sou no meu dia-a-dia, podia dizer que gostei muito, mas não, é interessante para quem nunca ouviu falar de Arquivo, mas para quem já tem bases é maçador, mas contudo veio enriquecer o meu currículo.

UFCD3 - TÉCNICAS DE NORMALIZAÇÃO DOCUMENTAL

Mais um módulo terminado, mais uma reflexão para fazer, desta vez a UFCD3, começa-se por se entrar num hábito de fazer reflexões.
Este módulo foi muito prático e de consulta, pois os seus principais objectivos foram identificar e aplicar as normas documentais.
Os conteúdos aplicados, foram os seguintes:
 Normalização:
 Principais normas - NP5; NP9; NP950.
 Tipo de letra – Mancha de Escrita; Marginação; Entrelinhamento e espaçamento; centragem vertical e horizontal.
 Técnicas de Elaboração de um Documento:
 Conceito e funções dos documentos;
 Classificação dos documentos;
 Tipos de documentos: - Textos e relatórios; Cartas/ofícios; Sobrescrito; Actas; Convocatórias; etc.
Depois de concluído o módulo, posso dizer que já sei distinguir e aplicar as normas, embora só com muita prática é que se consegue fazer na perfeição, os trabalhos práticos efectuados nas aulas foram fundamentais para a nossa experiência.
Este módulo, para uma Tecnico/a Administrativo/a e não só, é muito importante, pois qualquer pessoa que esteja a trabalhar num escritório, independentemente da sua função deve conhecê-las e usá-las no seu dia-a-dia.

UFCD2 – Técnicas de Digitação

A unidade de formação dois terminou. Para mim foi das mais fáceis até agora e das que mais gostei.
Os conteúdos leccionados foram vários, alguns já eram do meu conhecimento, outros foram novidade. Falamos de ergonomia no posto de trabalho, o correcto posicionamento e também a adaptação do mobiliário ao mesmo. De seguida vieram os vários tipos de teclado, suas partes constituintes, respectivos elementos e suas funções.
A melhor parte deste módulo, foi quando começamos a fazer trabalhos práticos no computador, pois eu gosto mais das aulas práticas do que das teóricas, por isso quando começamos a digitação para mim foi um alívio. Começamos por ginástica digitativa, depois digitação fila a fila, por fim a velocidade, concentração no texto e no teclado e na execução dos trabalhos práticos.
Os objectivos desta unidade constavam em adaptar uma postura correcta no posto de trabalho e reconhecer os métodos e as técnicas de digitação. Por isso, acho que consegui atingir os objectivos propostos neste módulo.
Em relação à utilidade que vai ter para meu futuro profissional, penso que vai ter algum, mas com a continuação dos outros módulos que vão dar seguimento a esta UFCD, pois este foi muito básico e terá sido uma pequena introdução, para aquilo que será necessário para uma Técnica Administrativa.